Meskipun organisasi nirlaba tidak diharuskan untuk membuat annual report resmi seperti perusahaan publik, sebagian besar manajemen organisasi nirlaba mengakui nilainya. Annual report dapat membantu menunjukkan prestasi organisasi nirlaba kepada para donatur saat ini dan donatur potensial di masa mendatang, menumbuhkan kemitraan baru, dan dikenali oleh orang-orang penting.
Namun karena annual report tidak diatur secara hukum, organisasi nirlaba sering berjuang dengan apa yang harus disertakan dalamannual report dan apa yang harus ditinggalkan. Berikut 10 (sepuluh) tips yang akan membantu organisasi nirlaba dalam menyusunannual report yang baik.
- Fokus pada prestasi, bukan kegiatan.
Donatur dan publik ingin tahu apa yang organisasi nirlaba lakukan, tetapi yang lebih penting adalah ingin tahu mengapa melakukannya. Apa hasilnya? Mengapa Anda menghabiskan waktu dan uang dengan cara yang dilakukan? Apa bedanya? Hubungkan aktivitas sehari-hari organisasi pernyataan misinya. Jangan berasumsi bahwa pembaca secara otomatis akan dapat memahami bagaimana aktivitas organisai nirlaba. Bantulah untuk menghubungkan titik-titik tersebut bagi mereka. - Hilangkan hal-hal kecil yang berfisat administrasif.
Mendapatkan koneksi internet berkecepatan tinggi di kantor dan software akuntansi baru mungkin prestasi besar. Namun hal ini tidak ada hubungannya dengan misi organisasi nirlaba. Berikan inspirasi kepada para donatur dengan prestasi yang berhubungan dengan misi organisasi nirlaba di dalam annual report dan tinggalkan semua hal administrasi. - Jangan terlalu menekankan prestasi penggalangan dana.
Donatur mengharapkan organisasi untuk mengumpulkan uang, namun prestasi penggalangan dana tidak boleh dirayakan di dalamannual report. Pembaca lebih tertarik pada apa yang organisasi nirlaba lakukan dengan dana tersebut daripada bagaimana mendapatkannya. Memasukkan informasi tentang seberapa baik upaya penggalangan dana yang dilakukan organisasi nirlaba hanya di bagian keuangan laporan (biasanya diletakan di akhir), daripada di depan dan tengah bagian annual report. - Muatlah foto di dalam annual report.
Ya, foto benar-benar bernilai seribu kata. Banyak orang membaca annual report organisasi nirlaba tidak akan pernah benar-benar membacanya. Tunjukkan pada mereka apa yang telah organisasi lakukan dengan foto. Jika tidak memiliki kamera digital, milikilah satu sekarang. Gunakan foto untuk menggambarkan pekerjaan Anda. - Menulis keterangan foto yang menceritakan kisah organisasi nirlaba.
Banyak foto-foto yang bisa diceritakan dengan keterangan. Jangan hanya menyatakan apa yang ada di foto tersebut. Hubungkan foto ke prestasi. Jika orang hanya membaca keterangan di dalam annual report, pembaca harus tetap merasakan terhadap pekerjaan=pekerjaan baik yang telah organisasi nirlaba lakukan tahun lalu. - Sertakan profil pribadi para penerima bantuan.
Donatur akan lebih terkesan dengan kisah-kisah nyata tentang orang-orang yang terbantu dari kegatan yang dilakukan daripada ringkasan umum pekerjaan organisasi nirlaba. Jelaskan apa yang telah dicapai secara keseluruhan, memanusiakan statistik dengan beberapa profil penerima bantuan. Sorot bagaimana pekerjaan organisasi nirlaba membantu individu tertentu. Berbagi cerita para relawan tentang bagaimana mereka membuat perbedaan yang positif. - Jelaskan keuangan organisasi nirlaba.
Banyak donatur tidak akan tahu cara membaca annual report atau tidak ingin meluangkan waktu untuk membacanya. Buatlah dua paragraf yang menjelaskan isi tabel. Dari mana sumber keuangan organisasi nirlaba berasal dan bagaimana penggunaannya? Apa strategi penggalangan dana utama organisasi nirlaba? Apakah organisasi nirlaba menerapkan langkah-langkah penghematan biaya tahun ini? - Pangkaslah daftar donatur di dalam annual report.
Organisasi nirlaba perlu keseimbangan antara menggunakan ruang dalam annual report mereka untuk membahas prestasi kinerja dan menggunakannya untuk memuat daftar para donatur. Jika separuh annual report adalah daftar donatur, perlu dipertimbangkan kembali untuk membuat lebih banyak ruang untuk teks dan foto. Donatur yang lebih kecil dapat dikenali dengan cara lain, seperti dimuat di dalam buletin bulanan. - Periksa kembali daftar para donatur organisasi nirlaba Anda.
Tidak ada cara yang lebih ampuh untuk menghilangkan sumbangan dana di masa mendatang daripada kesalahan dalam menuliskan nama donatur di dalam annual report organisasi nirlaba Anda. Jika Anda tidak yakin tentang nama, jangan menebak. Periksalah dengan donatur. Juga berhati-hatilah memeriksa nama-nama instansi pemerintah dan yayasan yang memberikan Anda hibah. Jangan menyingkat nama-nama organisasi ini seperti yang sering terdengar dalam percakapan untuk nama yang formal di dalam annual report organisasi nirlaba. - Katakan kepada para donatur bagaimana mereka dapat membantu.
Jangan pernah meninggalkan pendukung potensial bertanya-tanya bagaimana mereka dapat membantu Anda. Setelah terinspirasi dengan hal-hal yang dimuat di dalam annual report, dekati dan beritahukan kepada para donatur bagaimana mereka dapat membantu organisasi nirlaba Anda untuk berbuat lebih banyak. Bagaimana mereka dapat mendukung organisasi nirlaba Anda dengan uang atau waktu mereka? Apakah terdapat pilihan? Misalnya organisasi Anda dapat memberikan saham? Dapatkah para donatur memberikan bantuan dengan menggunakan kartu kredit? Berikanlah informasi yang tentang cara terbaik untuk membantu organsasi nirlaba Anda.